L’association ASFED a fait appel à mes services pour l’organisation de l’anniversaire de leur 35ème anniversaire. ASFED c’est Accueil et Soutien aux Femmes en Difficultés, une association basée à Maxeville (54), donc proche de chez moi ! L’occasion de travailler sur une mission qui coche toutes les cases de mes engagements : une bonne cause et une proximité territoriale.
Pourquoi déléguer l’organisation de votre événement associatif ?
Les membres du Bureau sont bénévoles et ont donc d’autres missions en parallèle de cette activité. En plus, ils sont conscients que cette organisation demande du temps et de l’expertise métier, qu’ils n’ont pas forcément. J’avais déjà rencontré la Présidente pour l’organisation d’un de mes ateliers dans ses locaux en début d’année, j’ai donc été très heureuse de pouvoir consolider ces liens en faisant une proposition d’accompagnement.
Ma mission pendant ces 6 mois d’accompagnement ?
La gestion de projet
Pour répondre à cette demande, j’ai fait appel à une consœur rencontrée lors d’un réseau professionnel il y a quelques temps, spécialisée dans l’évènementiel. Parce que d’une part je connais mes limites et d’autre part, c’est beaucoup plus enrichissant de travailler en équipe. Merci Bouchra d’avoir accepté cette mission !
Au fil du temps, j’ai géré les échanges avec les membres de l’équipe du bureau mais aussi de certains salariés impliqués dans la réalisation de cette événement. Au programme : création d’un espace dédié en ligne pour garder une trace des réunions et des documents échangés, gestion des réunions, des séances photos, des créations graphiques et des prestataires…
Les créations graphiques
La charte graphique de l’évènement et la création des invitations : en premier lieu, il a fallu trouver une identité visuelle pour cet événement basée sur l’humain, la féminité et les parcours de transformation. J’ai choisi du jaune et du violet pour symboliser les femmes, l’accompagnement et surtout la stabilité. Au niveau des formes, j’ai utilisé des courbes toujours pour la féminité mais aussi pour les différentes phases de vie qui ont eu lieu pendant ces 35 ans. Enfin, nous n’avions pas encore de photos des salariées, le choix a donc été fait d’utiliser des visages de femmes au dessin au trait.
Côté slogan, nous avons opté pour « 35 ans de parcours et de transformation ».
Une fois la charte graphique définie, je l’ai décliné sur des invitations au format allongé qui ont été remise en main propre aux invités, puis envoyées par mail pour les relances, puis sur les panneaux retrospective et le communiqué de presse.
Les panneaux retrospective ont demandé un travail de recherche historique de la part des équipes en interne. Il y a eu des recherches d’articles de presse, de photos, de questionnement des personnes présentes depuis longtemps… Un travail d’enquête que nous avons ensuite décliné sur une dizaine de panneaux découpés en années depuis 1990. Ces panneaux étaient destinés à être présentés lors de la soirée anniversaire, permettant ainsi aux invités de découvrir les 35 années de transformation de façon ludique.
Et comme je met toujours une touche « responsable » dans mes actions, j’ai pensé le support pour qu’il puisse ensuite être affiché dans les locaux ASFED à Maxeville, avec une impression anti UV et responsable réalisée par l’imprimerie de l’APF de Ludres.
La gestion des envois et des inscriptions
Pour l’envoi des inscriptions, nous avons utilisé FramaForms, qui se présente comme une alternative libre et respectueuse de la vie privée (conforme au RGPD) face à des outils comme Google Forms et donc dans les valeurs de l’association et dans les miennes. Une boite mail dédiée à l’événement a été créée pour faciliter les échanges entre les équipes et moi-même.
Bien sûr il y a eu un travail de suivi des inscriptions, de relance et d’envoi de mail de rappel quelques jours avant le jour J. La base de données nous a été ensuite utile pour réaliser des badges invités le jour J.
Une séance photo pour immortaliser des parcours de transformation
Pour agrémenter la soirée anniversaire et garder une trace dans le temps des parcours des femmes qui font que ASFED existe aujourd’hui, nous avons organisé une séance photo « en action » lors d’une matinée de travail des salariées. Pour cela j’ai fait appel à Bastien SITTLER qui a su faire ressortir les émotions et le plaisir de travailler de tous les membres des équipes. Nous avons aussi fait appel à lui pour le reportage photo le jour J et bien sûr ses photos ont été imprimées (par Graphik224) pour ensuite décorer les murs des locaux de l’association.
Les relations presse
La venue des journalistes à un événement n’ai jamais une chose facile et encore moins pendant la période estivale. Néamoins, j’ai réalisé un communiqué de presse qui a été envoyé à ma liste de journalistes locaux et spécialisés. Nous avons eu le plaisir d’accueillir une journaliste de l’Est Républicain qui a pu rédiger un bel article sur l’association Accueil et Soutien aux femmes en Difficulté (ASFED).
Choisir une prestataire événementielle pour m’accompagner dans ce projet
Je suis chargée de communication, j’ai une vision globale des actions à mener mais je n’ai pas pourtant toutes les compétences à mon arc. Je dois donc faire appel à des prestataires extérieurs lorsque je le juge nécessaire. C’est donc pour ça que j’ai fait appel à Bouchra LAMRABT pour m’épauler dans ce projet.
Elle a pris en charge l’organisation de la soirée anniversaire : choix du traiteur, organisation de la soirée, accompagnement des équipes à la prise de parole, préparation des discours, tout en s’appuyant sur les éléments de la charte graphique bien sûr ! Le jour J elle a orchestrée le tout et j’ai été présente pour l’installation, le suivi et le soutien. Nous avons aussi fait appel à la fleuriste de Champigneulles, Saperliforette pour décorer les buffets.
Et après le jour J il se passe quoi ?
Une soirée riche en émotion pour toutes les équipes ASFED mais le travail ne s’est pas arrêté une fois la soirée terminée. Nous avons ensuite fait de la veille sur les retours presse, réceptionné les photos du photographe, diffusé les informations sur les réseaux sociaux et fourni au client un dossier récapitulatif des éléments graphiques et autres préconisations qui lui reviennent pour pouvoir continuer à développer son association comme il l’entend.
Vous souhaitez me confier votre projet pour votre association ? N’hésitez pas à m’en parler !
Crédits photos : Bastien SITTLER
